Automatiseringen in monday CRM: tijd besparen met one-click workflows

Iedere dag krijg je als sales‑ of marketingmedewerker te maken met terugkerende taken. Je moet nieuwe leads aanmaken, herinneringen instellen, e‑mails versturen en gegevens handmatig bijwerken. Als je al die taken telkens opnieuw uitvoert, gaat er veel kostbare tijd verloren. monday CRM biedt hiervoor een oplossing in de vorm van one‑click‑automations. Deze automations zijn regels die het systeem automatisch uitvoert wanneer er iets gebeurt. In dit artikel vertellen we hoe je deze workflows opzet en welke voordelen ze bieden.

Wat zijn one‑click‑automations?

Een one-click‑automation is een simpele instructie die je instelt met een paar muisklikken. Je kiest een trigger, zoals “wanneer een nieuwe lead wordt toegevoegd” en een actie, zoals “stuur een welkomste‑mail” of “wijs de lead toe aan een verkoper”. monday CRM heeft een bibliotheek met standaardrecepten. Je kunt deze recepten aanpassen aan je eigen wensen.

Dankzij de flexibele aanpassingsmogelijkheden kun je pipelines ombouwen, stadia wijzigen en extra kolommen toevoegen. Daarmee zorg je ervoor dat de automatisering precies bij jouw proces past.

Praktische voorbeelden

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe automations je werk kunnen verlichten:

• Leads toewijzen: Zodra een leadformulier wordt ingevuld, maakt monday CRM automatisch een kaartje aan en wijst het toe aan een verkoper. Het systeem kijkt naar de werkdruk en verdeelt de leads eerlijk over je team.

• Herinneringen instellen: Je kunt regelen dat er een notificatie naar je mobiel gaat wanneer het tijd is om contact op te nemen met een lead. Bijvoorbeeld drie dagen na de laatste interactie. Zo houd je je pipeline actueel zonder alles handmatig te plannen.

• Meldingen bij e‑mailopeningen: Wanneer een prospect een e‑mail opent, ontvang je daar automatisch een alert van monday.com. Dat is een goed moment om even na te bellen of extra informatie te sturen.

• Follow‑up e‑mails: Laat het systeem automatisch een follow‑up sturen als er na een bepaalde tijd geen reactie is. Je kunt ook meerdere e‑mails in een sequentie zetten. Meer hierover lees je in ons artikel Persoonlijke e‑mailcampagnes en sequenties.

  
  

Combinatie met AI

Automations worden nog slimmer wanneer je AI‑functies toevoegt. monday CRM kan bijvoorbeeld de inhoud van een follow‑up aanpassen aan het gedrag van de ontvanger. Klikt iemand vaak op links in je mails? Dan kan de AI een gedetailleerdere brochure sturen. Reageert iemand niet? Dan verstuurt de AI een vriendelijk herinneringsmailtje. Voor meer informatie over AI‑functies verwijzen we naar ons artikel AI‑functies in monday CRM.

Automatiseringen instellen stap voor stap

Om een automatisering te maken, ga je in monday CRM naar het bord waarop je wilt automatiseren. Klik op “Automations” en kies een recept. Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen: “Als status verandert naar ‘hot lead’, stuur een melding naar de verkoper.” Je stelt vervolgens de statuswaarde en de ontvanger in. Sla de regel op en test. monday CRM voert de regel uit zonder dat jij iets hoeft te programmeren. Vind je geen geschikt recept? Dan kun je een eigen automatisatie bouwen door “als‑dan”‑regels te combineren.

Tijdsbesparing en foutvermindering

De grootste voordelen van automatiseringen zijn de tijdsbesparing en foutreductie. Als je taken handmatig doet, vergeet je soms iets of voer je ze op een ander moment uit. Automations zorgen voor consistentie. Bovendien kun je door de tijd te meten zien welke taken het meeste opleveren en daarop optimaliseren. Veel gebruikers geven aan dat ze met monday CRM tijd besparen en meer overzicht hebben.

Voor kleine en grote teams

Automations zijn niet alleen nuttig voor grote organisaties. Juist kleinere teams halen er voordeel uit. Zij hebben vaak minder mensen en moeten slim omgaan met hun tijd. monday CRM biedt betaalbare licenties en is schaalbaar. Je kunt klein beginnen met een paar automations en later verder uitbreiden. Als je bedrijf groeit, pas je de regels aan of voeg je er meer toe.

Best practices

Enkele tips om het meeste uit je automatiseringen te halen:

1. Begin met de grootste bottlenecks: Identificeer welke taken je veel tijd kosten en automatiseer deze als eerste.

2. Test je regels: Zet een paar testcases op om te zien of de automatisering werkt zoals verwacht.

3. Houd het overzichtelijk: Geef je automations duidelijke namen en groepeer ze per proces.

4. Evalueer regelmatig: Kijk na een paar weken of de automatisaties nog passen bij je workflow. Zo niet, pas ze aan.

   
   

Conclusie

One-click‑automations maken monday CRM tot een krachtige tool voor iedereen die tijd wil besparen en professioneel wil werken. Door triggers en acties te combineren, stel je in een paar stappen regels in die repetitieve taken overnemen. In combinatie met de flexibiliteit van de pipelines en de slimme AI‑functies werk je efficiënter dan ooit. Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig automatiseren kan zijn? Vraag een gratis proefaccount aan en probeer het direct uit.