Hoe stuur je als B2B verkoper zakelijke e-mails die GDPR-proof zijn (zonder gedoe...)?

Robbert van den Heuvel
9 jul
3 minuten om te lezen

Als ambitieuze B2B-verkoper wil je nieuwe klanten bereiken en deals sluiten. Logisch. Maar sinds de komst van de AVG (of GDPR in het Engels) hoor je steeds vaker: “Pas op met e-mailen, dat mag niet zomaar.” Hoe zit dat nu echt? En hoe kun jij wél zakelijke e-mails sturen zonder in de gevarenzone te komen?

In dit artikel leg ik je precies uit hoe je GDPR-proof werkt en geef ik je een simpel stappenplan om direct toe te passen.

Wat mag je doen volgens de GDPR?

Goed nieuws: in de meeste EU-landen, waaronder Nederland en België, mag je zakelijke e-mails sturen zonder voorafgaande toestemming, zolang je je aan een paar regels houdt. Dit is gebaseerd op het principe van gerechtvaardigd belang in de AVG.

Let op: er is een verschil tussen B2C (consumenten) en B2B (bedrijven). Bij consumenten gelden strengere regels. Wij focussen hier op B2B.

Waarom is GDPR belangrijk voor jou als verkoper?

Als je de regels niet volgt, kan dat leiden tot:

Boze reacties van prospects (niet echt een goede start van je relatie).
Juridische problemen voor jouw bedrijf.
Een slechte reputatie omdat je gezien wordt als "spammer".

Andersom: als je wél netjes werkt, vergroot je de kans dat jouw e-mails gelezen worden en dat prospects je serieus nemen.

Stappenplan: zo stuur je GDPR-proof zakelijke e-mails

1. Gebruik alleen zakelijke e-mailadressen

Stuur alleen naar adressen zoals voornaam.achternaam@bedrijf.nl of info@bedrijf.nl.
Vermijd privé-adressen zoals voornaam@gmail.com. Dit valt onder B2C-regels en daar heb je vooraf toestemming voor nodig.

2. Zorg dat je aanbod relevant is

Vraag jezelf af: “Is mijn aanbod interessant voor dit bedrijf en de functie van deze persoon?”
Tip: Segmenteer je lijst op branche, bedrijfsomvang en functie

3. Wees transparant in je e-mail

Je eerste e-mail moet duidelijk maken:

Wie je bent (naam, functie en bedrijfsnaam).
Waarom je mailt en hoe je aan hun gegevens bent gekomen (bijvoorbeeld via LinkedIn of een openbare bedrijfswebsite).
Wat jouw aanbod is en waarom het relevant kan zijn voor hun bedrijf.

4. Voeg een opt-out mogelijkheid toe

Zet onderaan je e-mail een duidelijke afmeldmogelijkheid zoals: “Wilt u geen e-mails meer van mij ontvangen? Laat het me weten door te antwoorden op deze mail of klik hier om u af te melden.”
Dit is verplicht en toont dat je de privacy van de ontvanger respecteert.

5. Respecteer afmeldingen

Voeg ontvangers die niet meer benaderd willen worden toe aan een “niet-benaderen-lijst”.
Stuur hen nooit meer e-mails.

6. Documenteer je acties

Houd bij hoe je gegevens hebt verzameld (bijvoorbeeld via LinkedIn of een openbare bedrijfswebsite).
Gebruik geen gekochte of onbetrouwbare e-maillijsten.

Wat mag absoluut niet?

Blind massamailings versturen zonder segmentatie.
Adressen van privépersonen mailen zonder toestemming.
Misleidende onderwerpregels gebruiken om je open-rates te verhogen.
Gegevens verzamelen uit onbetrouwbare bronnen (zoals dubieuze data brokers).

Voorbeeld van een GDPR-proof eerste e-mail

Onderwerp: Idee om [Bedrijfsnaam] te helpen met [resultaat/probleem oplossen]

Beste [Voornaam],

Mijn naam is [Jouw Naam] van [Jouw Bedrijf]. Wij helpen bedrijven in [branche] om [kort voordeel of probleemoplossing].

Ik neem contact op omdat ik zag dat [Bedrijfsnaam] actief is in [branche] en ik denk dat onze oplossing interessant kan zijn om [specifiek probleem] aan te pakken.

Zou het interessant zijn om hierover kort te sparren? Ik hoor graag of ik je hierover mag bellen of meer informatie mag toesturen.

Wilt u geen e-mails meer ontvangen? Laat het me weten door te antwoorden op deze mail.

Met vriendelijke groet,

[Jouw Naam]

[Functie]

[Jouw Bedrijfsnaam]

[Telefoonnummer]

[Website]

De voordelen van GDPR-proof werken

Je voorkomt klachten en boetes.
Je komt professioneel over bij prospects.
Je verhoogt de kans dat je mail serieus genomen wordt.

GDPR hoeft geen blok aan je been te zijn. Zie het als een kans om je e-mails slimmer en relevanter te maken. Je toekomstige klanten zullen het waarderen.